Une trentaine de bénévoles se sont répartis dans différentes commissions. Chaque groupe se réunit régulièrement pour travailler sur les différents projets :

               Animations /spectacles

Recherches d’animations et spectacles. Etablissement du programme des animations sur les différents sites.

               Marché artisanal

Recherche d’exposants, gestion des emplacements par pôle.

               Communication

Création des fiches d’inscription, des affiches, du site web et page facebook. Rédaction des articles pour la presse et pour Montmerle Infos.

               Coordination

Chaque semaine, le groupe coordination composé d’un membre de chaque commission, du chargé de projet et d’un élu de la municipalité se réunit pour faire la synthèse de l’avancement et les points en attente.

               Sponsors /partenaires

Recherche de partenaires, de sponsors

               Finance

Suivi du budget de la foire

               Logistique

En s’appuyant sur les services techniques de la commune, ce groupe gère les infrastructures  et les moyens humains à mettre avant, pendant et après la foire

Une réunion plénière regroupant l’ensembles des bénévoles et des élus de la municipalité se déroule chaque mois. Durant cette réunion, chaque groupe présente ses travaux pour une validation finale .